AOPin Suunnittelu

Tälle sivulle kerätään Avoimien ohjelmien päivän 2005 valmistelutehtäviä, joille kaivataan tekijöitä. Tarkoituksena on tarjota konkreettisia tehtäviä niille, jotka haluaisivat jotenkin auttaa tapahtuman toteuttamisessa.

Tehtäviä lisäävät tälle sivulle järjestelyiden osa-alueista vastaavat henkilöt. Kuka vain saa varata itselleen näitä tehtäviä ilmoittamalla halukkuudestaan tehtävän vastuuhenkilölle, Terolle tai Turuxin listalle.

Kun varaat tehtävän, sinun edellytetään suorittavan sen viikon aikana (mikäli muuta ei tehtävän yhteydessä sanota). Muutoin tehtävä palautetaan vapaiden listalle. Tällä pyrimme estämään järjestelyjen jumiutumisen tehtävien suorittamisaikojen venymisen vuoksi.

Termeistä:

• Vastuuhenkilö = henkilö, joka on vastuussa tehtävän jakamisesta tekijöille ja suorituksen valvonnasta
• Suoritusaikaa = aika, jossa tehtävä tulisi saada tehtyä (mainittu vain jos ei ole yksi viikko)
• Tehtävän varannut = henkilö, joka on varannut tehtävän suorittaakseen sen
• Tila = tämänhetkinen tehtävän suorituksen tila, hyvin lyhyesti

Vapaat tehtävät

Ota vastuullesi tapahtuman verkkosivut

Vastuuhenkilö: Tero
Suoritusaikaa: jatkuva toimi tapahtumaan saakka

Tapahtuman verkkosivut on tarkoitus toteuttaa TWiki-verkkona, joka on jo luotukin tänne. Jonkinlaisen laadun takaamiseksi, tulisi verkkosivuilla olla joku koordinoimassa sinne laitettavaa sisältöä. Vapaaehtoisia sisällöntuottajia on jo ilmoittautunut, joten vastuuhenkilö ei varmasti joudu tekemään kaikkea sisältöä yksin.

Konkreettisesti vastuuhenkilön tulee päättää sivujen rakenteesta (suosittelen laatimaan aluksi valikon vasemmalle, mikä on helppoa, tarvittaessa ohjeet Terolta tai Wolfilta) sekä jakaa sisällön osia eri henkilöiden kirjoitettavaksi päällekkäisen työn välttämiseksi.

Jos haluat suorittaa tämän tehtävän, ota yhteyttä suoraan Teroon.

Ilmoita tietokoneesi käytettäväksi tapahtuman aikana

Vastuuhenkilö: Wolf, Anders
Suoritusaikaa: 11.03.2005 saakka

Koneen ilmoittaminen tapahtuu järjestäjien ilmoittautumislomakkeella, joka löytyy täältä.

Ilmoita olevasi itse käytettävissä tapahtuman aikana

Vastuuhenkilö: Tero
Suoritusaikaa: 31.01.2005 saakka

Ilmoittaudu tapahtuman järjestäjäksi täällä lomakkeella.

Lyhyesti

Jaettu viikoittain sen mukaan, millä viikolla pitäisi viimeistään olla tehty.

Vko 12

• Materiaalitarpeen selvittäminen
  • Etenee, muttei uskalla vielä sanoa valmiiksi
• Tukianomus Turun kaupungille (viime vuonna 500€)
  • Ilmennyt erinäisiä ongelmia, saattaa jäädä tekemättä

Vko 13  (14.04.)

Vko 14

• Julisteiden levitys
  • Käynnissä
• Infopaperien suunnittelu esittelykoneille/-pisteille
• Esitysaikataulujen seinä- ja käsiversioiden suunnittelu ja valmistus
• Teemapisteiden järjestelyjen vahvistaminen
• Materiaalihankinta

Vko 15

• Järjestäjien sijoittaminen pisteille
• Tapahtuman dokumentoinnista sopiminen (valokuvia, videoita ja mahdollisesti raportteja saataville verkkoon)
  • Jukka Palko ottaa valokuvia

Varatut tehtävät

Kirjoita markkinointisuunnitelma

Vastuuhenkilö: Tero
Tehtävän varannut: markkinointitiimi
Suoritusaikaa: 2 viikkoa
Tila: Ei onnistu

Hae valmis runko täältä , muokkaa sitä paremmin tarkoituksiimme sopivaksi ja kirjoita siihen sisältö. Seuraa sivulla olevia linkkejä löytääksesi ohjeita. Laita täydennetty suunnitelma samalle sivulle tai lähetä liitetiedostona Turuxin listalle kommentteja varten.

Tehtävän suorittamisessa kannattaa käyttää apunaan myös Turuxin listaa kysellen siellä mielipiteitä ajatuksistaan. Vähintäänkin listalta tulee huomioida siellä jo esitetyt kommentit markkinointisuunnitelmaan liittyen.

Laadi tapahtumalle taloussuunnitelma

Vastuuhenkilö: Tero
Tila: Ei tehdä

Tapahtuman taloussuunnitelmasta tulisi nähdä oletetut kulut sekä oletetut tulot. Lisäksi tässä pitäisi suunnitella, mistä nuo tulot tulevat (esim. Agurin tulot olivat lähes tyystin Turun kaupungin tukea).

Lyhyesti – auttaa saa  (14.04.)

• Lehdistötiedotteita 1
  • Markkinointitiimi
• Yleisohjeiden laatiminen järjestäjille
  • Tero
• CD-levyjen polttaminen
  • Tero, Antti, Maria
  • Petri vauhdissa 
• Verhon hankinta (tilan jakaminen alakerrassa)
  • Elias
• Opasteiden sijoittelun suunnittelu
  • Antti
• Opasteiden valmistus
  • Antti
• Järjestelyajan käytön suunnittelu
  • Tero
• Infopaperien valmistus
  • Tero
• Järjestäjien puhelinnumerolistan kokoaminen
  • Tero

Suoritetut tehtävät

Suunnittele Turuxin esitteen ulkoasu

Vastuuhenkilö: –
Tehtävän varannut: Petri 03.01.
Suoritusaikaa: 2 viikkoa
Tila: Valmis

Tapahtuman aikana on tarkoitus jakaa esitettä, jossa kerrotaan Turuxin toiminnasta. Tätä samaa esitettä on tarkoitus jakaa jatkossa muutenkin, mm. Turun alueen tietokoneliikkeissä.

Esitteelle kaivataan Turuxin luonteeseen sopivaa ulkoasua ja sommittelua. Tekstiin ei tässä työssä tarvitse puuttua muuten kuin sen sijoittelun osalta.

https://www.linux-aktivaattori.org/view/Turuxi/JulisteJaEsite

Kirjoita kutsuviesti näytteilleasettajille

Vastuuhenkilö: Minna
Tehtävän varannut: Tero 05.01.
Tila: Valmis

Näytteilleasettajille on varattu 10 paikkaa, joista kaksi on tähän mennessä varattu. Jäljellä olevien täyttämiseksi olisi laadittava kohtelias viesti lähetettäviksi mahdollisille näytteilleasettajille heidän kutsumisekseen paikalle.

Viestissä tulisi ilmetä ainakin:

• Tapahtuman perustiedot (nimi, ajankohta, paikka, kohderyhmä, aihe, järjestäjä)
• Paikkojen määrä
• Takaraja paikkojen varaamiselle (25.02.)
• Paikkojen jakoperiaate (ks. täältä)

Viestiehdotus tulee lähettää Turuxin listalle kommentointia ja viimeistelyä varten. Ehdotukset ja valmis viesti tulevat näkyviin sivulle KutsuPisteilleAOP2005.

Laadi runko esitysaikatauluksi

Vastuuhenkilö: Minna
Tehtävän varannut: Minna
Tila: Ehdotus verkossa

Esityksiä on tarkoitus järjestää koko tapahtuman ajan eli klo 10-18. Esitysten aikataulusta saatiin viime kerralla kokemuksia ja kommentteja, joita tulee hyödyntää uudessa ehdotuksessa.

Katso https://www.linux-aktivaattori.org/view/Turuxi/Tapahtuma2005Esitykset

Kirjoita kutsuviesti puhujille

Vastuuhenkilö: Minna
Tehtävän varannut: Arto
Tila: Valmis

Ks. TuruxiKokous03022005

Ennen tämän tehtävän suorittamista tulisi esitysaikataulun rungon olla valmiina.

Esitysaikoja on varattu XX kappaletta, joista kaksi on täynnä. Jäljellä olevien täyttämiseksi tulisi laatia viesti mahdollisten esittäjien kutsumiseksi tapahtumaan (Call for Papers).

Katso esitysaikataulun pohja (linkki).

Viestissä tulisi ilmetä ainakin:

• Tapahtuman perustiedot (nimi, ajankohta, paikka, kohderyhmä, aihe, järjestäjä)
• Esitysaikojen määrä ja pituus, mielellään aikataulurunko
• Takaraja vastauksille (mahdollisimman pian)
• Aikojen jakoperiaate

Esittäjiltä tulee edellyttää vastauksessaan:

• Omat perustietonsa (nimi, asiantuntemus)
• Esityksen aihe
• Esityksen runko (abstract)
• Lista tarvittavasta esityslaitteistosta

Viestiehdotus tulee lähettää Turuxin listalle kommentointia ja viimeistelyä varten. Ehdotukset ja valmis viesti tulevat näkyviin sivulle KutsuPuhujilleAOP2005.

Kirjoita ehdotus tapahtuman julisteen tekstiksi

Vastuuhenkilö: Tero
Tehtävän varannut: Tomi
Tila: Valmis

Julisteen ilman valmista tekstiä löydät täältä. Kirjoita “Lorem ipsum” rimssun tilalle jokin iskevä teksti, joka houkuttelee kävijöitä tapahtumaamme, ja lähetä teksti Turuxin listalle keskustelua varten.

Tekstin ei tarvitse olla viimeistelty, sillä sitä muokattaneen joka tapauksessa yhdessä keskustelun myötä. Kaivataan vain lähtökohtaa.

Lyhyesti  (14.04.)

• Tilankäyttösuunnitelman päivitys (pelinurkka, mielellään siistiminen)
  • Tero
• JV-tarpeen selvitys
  • Tero
• Lopullisen esitysaikataulun vahvistaminen
• Teemapisteillä esiteltävien ohjelmien vahvistaminen
  • Petri
• Buffetista ostettavan järjestäjien ruokailun kustannusten ja järjestelyjen selvittäminen
  • Minna
• Sponsorikyselyt: Jimm’s
  • Tero
• Järjestäjien ilmoittautumislomake
  • FLUG webmaster
• Koneiden ilmoittamislomake
  • FLUG webmaster
• Yleisölle suunnattujen sivujen siistiminen
  • Tero
• Sponsorikyselyt: Fujitsu, HP
  • Arto
• Palautelomakkeen suunnittelu
  • Minna
• Julisteen teksti
• Esitteen teksti (L-A ja Turuxi)
• Esitteiden valmistus
  • Petri
• Julisteiden valmistus
  • Petri
• Sponsorikyselyt: PC911
  • Alpo
• Pelinurkkauksen järjestelyjen pohtiminen
  • Eino
• Asennusnurkkauksen järjestelyjen pohtiminen
  • Jurva-Markus
• Palautelomakkeen valmistus
  • Minna
• Näytteilleasettajalistan varmistaminen
  • Tero
• Bannerin levitys
  • Petri, Tomi, Frank
• Esittäjälistan varmistaminen ja tietojen tarkentaminen 
  • Tero, Arto
• Esitteiden levitys 
  • Tero

to top